მთელი დღე რაღაცას აკეთებთ, ერთი საქმიდან მეორეზე გადადიხართ, საღამოს კი აღმოაჩენთ, რომ ყველაზე მნიშვნელოვანი საქმეები ისევ შეუსრულებელი დარჩა. როგორ გამოვყოთ ერთმანეთისგან მნიშვნელოვანი და სასწრაფო საქმეები, როგორ დავგეგმოთ დრო ისე, რომ ყველაფრის მოსწრება შევძლოთ და მუდმივი გადატვირთულობის განცდა შევამციროთ?

ამაში შეიძლება დაგვეხმაროს ე.წ. ეიზენჰაუერის მატრიცა — დროის მართვის მარტივი მეთოდი, რომელიც გვასწავლის, როგორ განვსაზღვროთ პრიორიტეტები და არ დავხარჯოთ ენერგია მეორეხარისხოვან საქმეებზე.

რა არის ეიზენჰაუერის მატრიცა?

ეიზენჰაუერის მატრიცა დროის მართვის პოპულარული მეთოდია, რომელიც საქმეებს ორი კრიტერიუმით — მნიშვნელობითა და გადაუდებლობით — ოთხ კატეგორიად ყოფს.

მისი მთავარი იდეაა, რომ ყველა საქმე, რომელიც სასწრაფოდ გვეჩვენება, სინამდვილეში მნიშვნელოვანი არ არის. ამავე დროს, ზოგიერთი ნამდვილად მნიშვნელოვანი საქმე შეიძლება ყოველდღიური საზრუნავის გამო მუდმივად გადავდოთ.

რა განსხვავებაა სასწრაფო და მნიშვნელოვან საქმეებს შორის?

ყოველდღიურ ცხოვრებაში ამ ორ ცნებას ხშირად ერთმანეთში ვურევთ.

სასწრაფოა საქმე, რომელიც დაუყოვნებლივ რეაგირებას მოითხოვს. მისი გადადება შესაძლოა პრობლემის მიზეზი გახდეს. მაგალითად, სამსახურში პროექტის ჩაბარების ვადის ამოწურვა, გადაუდებელი საოჯახო პრობლემა ან მნიშვნელოვანი შეხვედრისთვის საჭირო დოკუმენტის მომზადება.

ასეთი საქმეების მუდმივი გადადება ზრდის სტრესს, დაძაბულობას და ზოგჯერ პროფესიული გადაღლის რისკსაც.

მნიშვნელოვანია საქმე, რომელიც ჩვენს გრძელვადიან მიზნებსა და კეთილდღეობაზე ახდენს გავლენას. მისი შესრულება შეიძლება დღესვე არ იყოს აუცილებელი, მაგრამ მომავალში მნიშვნელოვან შედეგს მოგვცემს.

მაგალითად, ჯანმრთელობაზე ზრუნვა, პროფესიული განვითარება, ფინანსების დაგეგმვა, ბავშვებთან ხარისხიანი დროის გატარება ან ახალი უნარების შეძენა.

სწორედ მნიშვნელოვანი, მაგრამ არასასწრაფო საქმეები გვრჩება ხშირად უყურადღებოდ, რადგან ყოველდღიური წვრილმანები მთელ დროს გვართმევს.

ეიზენჰაუერის მატრიცის ოთხი კატეგორია

1. მნიშვნელოვანი და სასწრაფო — გააკეთეთ დაუყოვნებლივ

პირველ კატეგორიაში ხვდება საქმეები, რომლებიც ერთდროულად მნიშვნელოვანია და გადაუდებელ რეაგირებას მოითხოვს.

მაგალითად:

• ბავშვის მოულოდნელი ავადმყოფობისას სამედიცინო დახმარების ორგანიზება;

• მნიშვნელოვანი სამუშაო დავალების დასრულება, რომლის ვადაც იწურება;

• გადაუდებელი საოჯახო პრობლემის მოგვარება.

ეს ის საქმეებია, რომელთა გადადებამ შეიძლება სერიოზული შედეგები გამოიწვიოს. ამიტომ მათ პირველ რიგში უნდა მივხედოთ.

2. მნიშვნელოვანი, მაგრამ არასასწრაფო — დაგეგმეთ

მეორე კატეგორიაში შედის საქმეები, რომლებიც დაუყოვნებლივ შესრულებას არ მოითხოვს, თუმცა ჩვენი მომავლისთვის მნიშვნელოვანია.

მაგალითად:

• პროფილაქტიკური სამედიცინო გამოკვლევების დაგეგმვა;

• რეგულარული ფიზიკური აქტივობა;

• ბავშვების განათლებისა და განვითარების საკითხებზე ზრუნვა;

• პროფესიული კვალიფიკაციის ამაღლება;

• ოჯახის ბიუჯეტის დაგეგმვა.

ასეთი საქმეებისთვის კალენდარში კონკრეტული დრო უნდა გამოვყოთ. წინააღმდეგ შემთხვევაში, მათი გადადება შეიძლება უსასრულოდ გაგრძელდეს.

სწორედ ეს კატეგორია იმსახურებს განსაკუთრებულ ყურადღებას: თუ მნიშვნელოვან საქმეებს წინასწარ დავგეგმავთ, მომავალში შესაძლოა ნაკლები გადაუდებელი პრობლემა შეგვექმნას.

3. სასწრაფო, მაგრამ ნაკლებად მნიშვნელოვანი — გადაანაწილეთ

ზოგიერთი საქმე სწრაფად უნდა შესრულდეს, თუმცა აუცილებელი არ არის, პირადად ჩვენ გავაკეთოთ.

მაგალითად, ყოველდღიური საყოფაცხოვრებო დავალებები, გარკვეული ორგანიზაციული საკითხები ან რუტინული სამუშაო, რომლის შესრულებაც სხვასაც შეუძლია.

ასეთ დროს გამოსავალი მოვალეობების გადანაწილებაა. სამსახურში ეს შეიძლება კოლეგებთან პასუხისმგებლობების განაწილებას ნიშნავდეს, ოჯახში კი — საოჯახო საქმეებში სხვა წევრების ჩართვას.

ეს მიდგომა არა მხოლოდ დროს გვიზოგავს, არამედ მუდმივი გადატვირთულობისგანაც გვიცავს.

4. არც მნიშვნელოვანი და არც სასწრაფო — შეამცირეთ ან გამორიცხეთ

ბოლო კატეგორიაში ხვდება ისეთი აქტივობები, რომლებიც დროს გვართმევს, მაგრამ არც აუცილებელია და არც მნიშვნელოვანი შედეგი მოაქვს.

მაგალითად:

• სოციალურ ქსელებში უმიზნოდ დროის ხარჯვა;

• ისეთი საქმეების კეთება, რომლებიც რეალურად არაფერს ცვლის;

• უმნიშვნელო დეტალებზე ზედმეტი დროისა და ენერგიის დახარჯვა.

ეს არ ნიშნავს, რომ დასვენებაზე უარი უნდა ვთქვათ. პირიქით, დასვენება და სიამოვნების მომნიჭებელი აქტივობები ჩვენი კეთილდღეობისთვის მნიშვნელოვანია. საუბარია იმ ჩვევებზე, რომლებიც დროს შეუმჩნევლად გვაკარგვინებს და სასურველ შედეგსაც არ გვაძლევს.

როგორ შევადგინოთ საკუთარი მატრიცა?

მეთოდის გამოყენება ძალიან მარტივია. აიღეთ ფურცელი, გაყავით ოთხ ნაწილად და თითოეულში შესაბამისი საქმეები ჩამოწერეთ.

რამდენიმე რჩევა დაგეხმარებათ:

გამოიყენეთ ფერები. სხვადასხვა კატეგორიას განსხვავებული ფერი მიანიჭეთ, რათა ერთი შეხედვით დაინახოთ, რომელი საქმეები მოითხოვს ყველაზე მეტ ყურადღებას.

ნუ გადატვირთავთ სიას. სასურველია, თითოეულ კატეგორიაში ათზე მეტი საქმე არ ჩაწეროთ. ძალიან გრძელი სია ყურადღების კონცენტრაციას ართულებს.

სამუშაო და პირადი საქმეები ერთმანეთისგან გამოყავით. შეგიძლიათ ორი დამოუკიდებელი მატრიცა შეადგინოთ — ერთი სამსახურისთვის, მეორე კი ოჯახისა და პირადი ცხოვრებისთვის.

თავიდან მოიშორეთ არასაჭირო საქმეები. პირველ რიგში გადახედეთ მეოთხე კატეგორიას და განსაზღვრეთ, რაზე შეგიძლიათ უარის თქმა. ამის შემდეგ დანარჩენი საქმეების განაწილება უფრო მარტივი გახდება.

რა უპირატესობები და ნაკლოვანებები აქვს ამ მეთოდს?

ეიზენჰაუერის მატრიცის მთავარი უპირატესობა მისი სიმარტივეა. მის შესადგენად რამდენიმე წუთიც საკმარისია, ხოლო გამოყენება შესაძლებელია როგორც სამსახურში, ისე ყოველდღიურ ცხოვრებაში.

მეთოდი განსაკუთრებით გამოსადეგია მაშინ, როდესაც უამრავი საქმე დაგროვდა და აღარ ვიცით, საიდან დავიწყოთ. მათი კატეგორიებად დაყოფა გვეხმარება გონებრივი დატვირთვის შემცირებასა და პრიორიტეტების განსაზღვრაში.

თუმცა მეთოდს გარკვეული შეზღუდვებიც აქვს.

პირველ რიგში, მატრიცა არ ითვალისწინებს, რამდენი დრო და ენერგია დასჭირდება თითოეულ დავალებას. გარდა ამისა, ზოგჯერ რთულია იმის განსაზღვრა, კონკრეტული საქმე რომელ კატეგორიას მიეკუთვნება.

გასათვალისწინებელია ისიც, რომ გარემოებები იცვლება და შესაბამისად, საქმეების სიის პერიოდული გადახედვა აუცილებელია.

მიუხედავად ამისა, ეიზენჰაუერის მატრიცა შეიძლება სასარგებლო ინსტრუმენტი აღმოჩნდეს მათთვის, ვისაც ყოველდღიურად უამრავი პასუხისმგებლობის შეთავსება უწევს.